Czy ochrona danych osobowych w ramach RODO obowiązuje na cmentarzu?
RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. dotyczące ochrony danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych pomiędzy różnymi instytucjami nie dotyczy danych osobowych osób zmarłych.
Administrator cmentarza przetwarza dane osobowe osób żyjących powiązanych z osobą zmarłą, np. rodziców, dzieci, krewnych, dane osób, które zakupiły miejsce grzebalne i wystawiony im został dokument sprzedaży. W księgach cmentarnych znajdują się jedynie informacje o osobach, które zleciły usługi pogrzebowe. Najczęściej są to członkowie rodziny: współmałżonek, dzieci, rodzeństwo lub krewni.
RODO na cmentarzu w świetle prawa
Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych na cmentarzach są takie akty prawne, jak Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych z 2017 r. oraz Rozporządzenia dotyczące prowadzenia ewidencji grobów z lat 2003 i 2015.
Cmentarze poza miejscem pochówku, stanowią również miejsce pracy. Pracodawcą mogą tu być różne podmioty: gmina, zakład budżetowy zarządzający cmentarzem komunalnym, spółka (cywilna i z o.o.) np. zakład pogrzebowy bądź proboszcz parafii.
RODO a zmarli
RODO bezpośrednio dotyczy zarówno cmentarzy komunalnych, jak i cmentarzy parafialnych, które są własnością związków wyznaniowych. Zgodnie z przepisami prawa cmentarze są administratorami danych osobowych (ADO). Te z nich, które są zakładami budżetowymi, muszą zatrudniać inspektora ochrony danych osobowych.
Informacje o osobach zmarłych, które można odszukać za pomocą cmentarnej wyszukiwarki internetowej, są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli osoba spokrewniona z osobą zmarłą, która organizowała jej pochówek, składa wniosek o usunięcie jej danych osobowych, administrator cmentarza ma prawo jej odmówić. Działa wtedy na mocy przepisów wynikających z Ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych.
RODO a żyjący
Prawo nakłada na administratora danych osobowych cmentarza obowiązek informowania o przetwarzaniu danych osób, które zlecają pochówek. Zgody na przetwarzanie danych osobowych nie stosuję się w odniesieniu do sprzedaży grobów na cmentarzu, rezerwacji miejsca, czy korespondencji pomiędzy zarządcą cmentarza a osobą opiekującą się grobem.
Administrator cmentarza powinien unikać sytuacji oznaczenia zarezerwowanych miejsc grzebalnych imieniem i nazwiskiem osoby, która dokonała rezerwacji (chociaż osoba ta może samodzielnie to zrobić). Takie rezerwacje lepiej oznaczyć numerem umowy lub miejsca grzebalnego.